TIN TỨC

Trang chủ/Tin tức/10 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI VIẾT EMAIL

10 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI VIẾT EMAIL

Khi viết một email trang trọng, có một số yếu tố quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính chuyên nghiệp, tôn trọng người nhận, và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Dưới đây là những điểm cần chú ý:

 

 1.  Chọn Tiêu Đề Rõ Ràng và Ngắn Gọn 

   - Tiêu đề phải cho thấy mục đích của email, giúp người nhận dễ dàng nắm bắt được nội dung chính ngay từ đầu. Ví dụ: “Request for Leave Due to Personal Circumstances” hoặc “Proposal Submission for Project X.”

 

   2.  Lời Chào Mở Đầu Lịch Sự 

   - Sử dụng cách chào chuyên nghiệp, đặc biệt nếu email gửi cho người trên cấp hoặc đối tác. Dùng “Dear [Tên người nhận],” hoặc “Kính gửi [Tên người nhận],” nếu viết tiếng Việt. Tránh sử dụng những từ ngữ không trang trọng như “Hi” hoặc “Hello” trong email trang trọng.

 

   3.  Giới Thiệu Ngắn Gọn và Trình Bày Lý Do 

   - Nếu cần, giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc nhắc lại mối quan hệ công việc với người nhận để tạo sự gắn kết.

   - Trình bày lý do của email một cách súc tích và tập trung, không dài dòng nhưng đủ để người nhận hiểu rõ vấn đề.

   4.  Ngôn Ngữ Chính Xác và Lịch Sự 

   - Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh các từ ngữ quá thân mật hoặc thông tục. Sử dụng câu hoàn chỉnh, đúng ngữ pháp, và hạn chế các cụm từ viết tắt.

   - Chú ý lựa chọn từ ngữ sao cho vừa trang trọng vừa gần gũi, thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp.

 

   5.  Trình Bày Rõ Ràng và Có Trật Tự 

   - Mỗi ý cần được trình bày trong một đoạn riêng biệt để dễ đọc và dễ theo dõi. Mở đầu email là lời chào, tiếp theo là phần giới thiệu, nội dung chính, và cuối cùng là kết luận và lời cảm ơn.

 

   6.  Đưa Ra Các Thông Tin Liên Hệ Cuối Email 

   - Cuối email, hãy cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email), giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại khi cần thiết.

 

   7.  Lời Kết và Cảm Ơn 

   - Kết thúc email bằng lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng đối với người nhận. Ví dụ: “Thank you for your understanding and support” hoặc “Trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này.”

 

   8.  Chữ Ký Email Chuẩn Mực 

   - Chữ ký email nên bao gồm tên đầy đủ, chức danh, công ty (nếu cần), và thông tin liên lạc của bạn. Điều này giúp người nhận nhận biết chính xác người gửi là ai và từ đâu.

 

   9.  Kiểm Tra Lỗi Trước Khi Gửi 

   - Kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp và nội dung để đảm bảo email không mắc lỗi không đáng có, điều này giúp giữ sự chuyên nghiệp và tránh gây hiểu lầm.

 

   10.  Giữ Giọng Văn Khách Quan, Không Mang Tính Cá Nhân 

   - Đối với các vấn đề liên quan đến công việc hoặc yêu cầu chính thức, tránh thể hiện cảm xúc cá nhân quá nhiều. Hãy giữ giọng văn trung lập và tập trung vào việc truyền tải thông tin.

 

   Ví Dụ Tổng Quát:

   -  Chào mở đầu:  “Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],”

   -  Nội dung:  Giới thiệu ngắn, trình bày vấn đề và lý do của email.

   -  Kết thúc:  “Thank you very much for your consideration. I look forward to your response.”

   -  Chữ ký:   

     ```  

     [Tên bạn]  

     [Chức vụ]  

     [Công ty]  

     [Số điện thoại]  

     [Email]  

     ```

Viết một email trang trọng là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp công việc, giúp xây dựng ấn tượng tốt và nâng cao hiệu quả giao tiếp.

Bây giờ, hãy cũng E-space tham khảo cách viết nội dung Email để đi "chữa lành" với văn phong chuẩn mực như thế nào nhé!

English Việt Nam

 Subject: Leave Request Due to Personal Circumstances 

Dear [Recipient’s Name],

I am [Your Name] – [Your Position] in [Department, Company]. I am writing to formally request a brief leave due to personal reasons.

I recently went through a challenging personal situation, and I believe it would be beneficial for my well-being to take some time to regain my balance and refresh my mindset. Therefore, I would like to request leave from [Start Date] to [End Date]. During this time, I plan to spend some time in the mountains, finding a peaceful space to reflect and overcome this difficult period.

I have arranged to transfer my responsibilities to [Colleague’s Name or Department], ensuring that my absence will not disrupt the progress of our projects.

I kindly ask for your understanding and approval of this leave request. I am committed to returning to work with a positive spirit and renewed dedication.

 

Thank you very much for your understanding and support.

 

 Sincerely,   

[Your Name]  

[Position]  

[Contact Number]  

[Contact Email]


 

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép vì lý do cá nhân 

Kính gửi [Tên người nhận], 

Tôi là [Tên bạn] – [vị trí công việc của bạn] tại [phòng ban, công ty]. Tôi xin được trình bày với Anh/Chị về nguyện vọng xin nghỉ phép của mình.

Do hoàn cảnh cá nhân không mong muốn, tôi vừa trải qua một sự kiện khó khăn trong cuộc sống. Để có thể lấy lại cân bằng và duy trì tinh thần tích cực trong công việc, tôi xin phép được tạm nghỉ từ ngày [ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [ngày kết thúc nghỉ]. Trong thời gian này, tôi dự định lên núi, tìm một không gian yên tĩnh để suy ngẫm và vượt qua giai đoạn khó khăn này.

Tôi đã sắp xếp công việc và bàn giao lại nhiệm vụ cho [Tên đồng nghiệp hoặc phòng ban phụ trách thay thế], đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của công ty.

Kính mong Anh/Chị xem xét và chấp thuận cho tôi được nghỉ phép trong thời gian trên. Tôi cam kết sẽ quay lại công việc với tinh thần tích cực hơn và sẵn sàng cống hiến hết mình.

 

Trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã thấu hiểu và thông cảm.

 

 Trân trọng,   

[Tên bạn]  

[Vị trí]  

[Số điện thoại liên hệ]  

[Email liên hệ]


 

 

TIN LIÊN QUAN

23
Jul

0

Bí quyết đạt điểm tuyệt đối môn tiếng Anh của thủ khoa khối A1 TP.HCM

Với tổng điểm là 28,85, em Phan Thế Hậu là thủ khoa khối A1 của TP.HCM. Trong đó, em đạt điểm 10 môn tiếng Anh.

06
Aug

0

Bí quyết đạt 7.5 IELTS tiếng Anh của tân Hoa hậu Thế giới Việt Nam là gì?

Hoa hậu Lương Thùy Linh có thành tích học tập tốt: 12 năm liền học sinh giỏi, từng là thành viên đội tuyển HSG cấp Qu...

20
Aug

0

Chuẩn bị gì để chinh phục buổi phỏng vấn tiếng anh?

Để có một ấn tượng đẹp qua buổi phỏng vấn bằng tiếng Anh luôn là một thử thách không hề dễ dàng cho bất kỳ ai...

Được xây dựng và phát triển từ năm 2012, E-SPACE VIỆT NAM là đơn vị đầu tiên taị Việt Nam áp dụng mô hình dạy và học "1 THẦY 1 TRÒ". Đến nay Trung tâm đã thu hút hơn 10.000 học viên trên khắp cả nước theo học để nâng cao trình độ tiếng Anh của mình.

Nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn cũng đã tin tưởng lựa chọn E-Space Viet Nam là đối tác đào tạo tiếng Anh chính: Tập đoàn dầu khí Viet Nam, Tập đoàn FPT, Harvey Nash Viet Nam, Vietglove...

THƯ VIỆN

2789
3569 Lượt tải

ĐÀO TẠO TIẾNG ANH CHO DOANH NGHIỆP

Zalo